Unos cinco años más tarde, a principios de la década de 2000, tuve la suerte de trabajar en Creta con Ibis el Greco, propiedad de otra luminaria del sector, el Sr. Yves Maebe. Y, efectivamente, experimentamos el mismo problema de autobuses y guías que teníamos en Rodas, solo que empeorado por los atascos de tráfico.Ahora, no sé si el Sr. Hatziliamis o el Sr. Maebe podían subcontratar vehículos en ese momento, o si finalmente resolvieron el problema. Pero aún con su astucia, experiencia y profesionalismo, estos próceres del receptivo necesitaban un instrumento indispensable para eludir o reducir sus pérdidas: el análisis. No las herramientas en sí, ya que las hojas de cálculo estaban disponibles incluso en mi Commodore 64 a mediados de los años ochenta. No, lo que faltaba en ese momento era una mentalidad que apreciaría la importancia de analizar datos, para resolver problemas empresariales aparentemente insuperables. ¿Quién puede culpar a esos pioneros, de todos modos? Había suficientes problemas a diario como para incluso comenzar a pensar en recopilar datos…
Avancemos hasta 2018, y todavía veo exactamente los mismos problemas de autobús y guía, en muchos centros turísticos. Sí, el culpable es siempre el mismo: la falta de una cultura de aprovechamiento de datos, debido a un enfoque casi exclusivo en las tareas del día a día. Me puedo identificar con eso: ¿por qué arreglar cosas que ya están funcionando? ¿Por qué perder el tiempo en algo que no me asegure aportar beneficios a la empresa? Es comprensible, la naturaleza humana en su mejor (y peor) faceta. Pero apuesto a que esa misma naturaleza hace que compruebes las tarifas de tus competidores dos veces al día, o preguntes cuántos tours vendieron, cuántos autobuses tuvieron en el aeropuerto ayer y el día anterior los otros receptivos… Información valiosa, por supuesto, pero no tanto como tu propio conjunto de datos generado internamente.
Esta es la primera razón por la que necesitas BI:
para predecir las necesidades de negocio, pronosticar llegadas, estimar ganancias y costos próximos … en fin, para conocer mejor el futuro de la empresa (y del mercado)
El qué
Esta, y solo esta razón, debería ser más que suficiente para adoptar Business Intelligence ya mismo, en este momento. La respuesta a la pregunta “¿Qué?”, o más precisamente “¿Qué sucederá?” (análisis predictivo), es primordial para cualquier organización.
Aún así, los propietarios y gerentes están -por lo general- demasiado obsesionados con la pregunta “¿Qué pasó?”. Es por eso que constantemente revisan sus informes estáticos (principalmente financieros). Sí, es importante verificar los datos actuales y pasados para confirmar si lo que se planeó o pronosticó realmente se materializó. Sin embargo, es crucial usar los datos pasados (y futuros) para prepararse para lo que viene a continuación, para optimizar los recursos y planificar el futuro. No debería decirte esto, ¿verdad? ¿Entonces cómo es que todavía dependes tanto de los balances y los informes de ventas?
Hazte un favor y lee un breve artículo sobre la adopción de una cultura de datos >>
El por que
Al observar un informe de ventas, se puede descubrir fácilmente una disminución significativa de reservas de un determinado cliente, pero eso no te dirá las razones de esa disminución, a menos que puedas contar a sus clientes con los dedos de una mano. O le preguntas al sujeto qué está pasando, o tendrás que cavar dentro de tus datos. ¿Ves a lo que voy? Una vez que sepas lo que sucedió y por qué, estarás mejor posicionado para tomar decisiones informadas, en lugar de seguir adelante con las habituales corazonadas. Claro, las suposiciones te han sido útiles hasta ahora … pero, ¿de verdad esperas que el “ojímetro” te permita superar a los competidores que ya usan el poder de los datos para aplastarte? Sabes muy bien que hoy en día todo el mundo está vendiendo las mismas cosas a todos los demás, y el precio no puede ser el diferenciador (de lo contrario, todos estarán fuera del negocio en muy poco tiempo). Así, o bien obtienes una ventaja competitiva (imposible sin procesamiento de datos), o sigues adivinando el camino a tomar con tu gestión dogmática de prueba y error. En el segundo escenario, te convendrá olvidarte del crecimiento de la empresa.
Asumiendo que sigas el camino de los datos, conociendo el “qué” y el “por qué” tendrás, entre otras ventajas, la oportunidad de asignar mejor los recursos y colocar al personal donde más se necesita, así como mejorar muchos aspectos operativos. De hecho, te beneficiará del análisis prescriptivo, que en su momento habría sido oro puro para mis amigos griegos, y que te ayudaría a responder la siguiente pregunta, la más importante tal vez.
El como
No deberías estar realizando tareas administrativas. Es por eso que contrataste trabajadores, ¿verdad? Entonces, ¿por qué demonios estás perdiendo su tiempo y el tuyo produciendo y analizando informes que ya son obsoletos en el momento en que se crean? Conozco decenas de propietarios y gerentes de hoteles, DMCs y TOs que esperan con impaciencia sus informes diarios / semanales de Excel . ¿A esta altura del partido siguen con eso? A ver, dime: ¿Cómo pueden decidir lo que vendrá solo con mirar columnas y filas de números, con estudiar cifras totales? Ese tipo de datos a lo sumo te dice “qué sucedió” (pasado), y estoy seguro de que no hace falta un máster en astrofísica (ni siquiera matemática básica) para poder inferir eso. No, una vez que descubriste los “qué” y los “por qué”, tu tiempo de oficina debería dedicarse a la elaboración de los “cómo”: es decir, planear y actuar en la búsqueda de la perfección operativa y las máximas ganancias. En otras palabras: enfocarte en lo importante, hacer preguntas de negocio cruciales y aprovechar el análisis estratégico.
¿Se puede hacer todo eso con hojas de cálculo? No, no se puede. Ningún ser humano es capaz de detectar tendencias y patrones desde algo como esto:
Ambas imágenes contienen la misma información. No puedes negarlo: la segunda opción te ayudará a tomar mejores (y más rápidas) decisiones. Incluso si pudieras hacer algo así en Excel, ¿por qué lo harías? Observa los filtros en la esquina inferior derecha de la segunda imagen… ¿Por qué perder tanto tiempo y esfuerzo para hacer algo factible en dos clics, con cualquier dispositivo?
No hay “inteligencia” en BI si empleas métodos obsoletos para procesar y visualizar datos, y el problema de las herramientas se resolvió hace mucho tiempo, con soluciones fáciles de usar y asequibles para cualquier tipo (y tamaño) de empresa. Como REVVA, solo por decir un nombre…
La necesidad real es traducir los datos en información actuable, lo que a su vez brindará una comprensión más profunda de la situación actual de la empresa, el punto de vista futuro y las posibles alternativas estratégicas. Pero el verdadero desafío es eliminar las mentalidades “análogas” tan arraigadas y actuar en función de lo que propongan los datos.
De nada vale BI sin actuar
Podrías estar pensando “bah, somos una empresa pequeña, no tenemos tantas reservas / abordamos un nicho, no podemos permitirnos todo esto” o algo por el estilo. Enhorabuena, al menos no eres un viejo gruñón que piensa que los datos son basura tecnológica (no estarías leyendo esto, si ese fuera el caso). Pero, con todo respeto, permíteme señalar que estás equivocado. Podría apostarte mi segundo mejor sombrero en que al menos uno de tus problemas más difíciles se resolvería mediante análisis de datos. ¡Piensa, y probablemente verás que hay más de uno!
Todo lo anterior sigue siendo cierto, incluso si tu negocio es un show unipersonal. Las restricciones presupuestarias y el tiempo limitado no son una excusa para evitar el desarrollo de esa mentalidad impulsada por datos que mencioné desde el principio. Incluso pequeñas mejoras en cada área del negocio contribuirán en gran medida al resultado general de la empresa, en un círculo virtuoso que solo la recopilación y el procesamiento de datos pueden generar. Sin embargo, es inútil procesar datos y realizar análisis, si no se toman medidas al respecto.
No tengo idea de lo que sucedió con Rodos Tours e Ibis El Greco a lo largo de los años, ya que perdí todo contacto y parece que hoy están fuera del negocio … pero puedo apostar mi mejor sombrero afirmando que la falta de análisis tuvo una gran influencia en la desaparición de esas empresas icónicas.
Hay que arremangarse y ponerse a trabajar. La inteligencia empresarial no rescatará a tu compañía por sí sola!
¡Gracias por leer y compartir!