¿Aún gestionas tu negocio turístico con Excel?

Imagino que tampoco te puedes deshacer del télex y del Palm Pilot…

El nuestro es un mundo que cambia rápidamente, evoluciona constantemente. Las nuevas tecnologías se generan de la noche a la mañana, y nadie puede mantenerse al día con la catarata diaria de información. Pero esa no es razón para abstenerse de adoptar herramientas modernas, más eficientes y rentables.

Las hojas de cálculo son excelentes para cálculos numéricos simples de filas y columnas, pero cuando se trata de hacer un análisis de datos complejo, es como esperar que un asno pueda lucirse en el hipódromo.

¿Necesitas algunos ejemplos? Aquí van:

• Deja de usar Excel, los jefes de finanzas ordenan al personal: Wall Street Journal >>
• ¿Excel ante su ocaso? Algunos directivos buscan ya alternativas: El País >>
• Atención a todos los Excel Ninjas: ¡lo están haciendo mal! : Business2Community – Helene Clary >>
• 11 razones por las que necesita dejar de usar Excel para administrar sus activos: RedBite – Charlotte Broom >>

Bueno, tal vez necesites un ejemplo más cercano a tu entorno. ¿Que tal este?

• Deje de usar Excel: los beneficios de un sistema de administración de ingresos // Duetto – El mejor sistema de RM para hoteles en el mercado (descarga este brillante estudio aquí >>)

No tengo nada en contra de una herramienta maravillosa que nos ayudó durante décadas, todavía la uso y la amo. Pero se queda muy corta si necesitas obtener información detallada en forma de visualización gráfica, predicciones realmente precisas y, sobre todo, conectar varias bases de datos.

Permíteme explicarte en términos simples por qué confías demasiado en un instrumento obsoleto. Una hoja de cálculo contiene datos en una sola dimensión, incluso si tiene muchas páginas interconectadas a través de referencias y rangos. Piensa en los nombres y las direcciones de cada uno de los clientes de tus mercados… Incluso puedes relacionar dos o más hojas de cálculo, nuevamente a través de rangos y hojas individuales (no es una tarea simple), para obtener a lo sumo un análisis bidimensional. Por ejemplo, combinando los cálculos de ventas con los datos de los clientes, para obtener informes de ventas regionales / nacionales.

Pero, ¿y si deseas entrelazar datos de reservas con todo lo anterior, con el objetivo de saber qué segmento es el más rentable, tal vez buscando estimaciones confiables para la próxima temporada? O te pasas días elaborando muchas hojas de cálculo, o empleas una base de datos relacional para un análisis tridimensional, más rápido y eficiente.

No, espera… Hay una manera aún más simple de explicar todo eso. ¿Cuál de las siguientes imágenes te da más información a primera vista?

¿Esta?

¿O esta otra?

Podrías hacer algo así en Excel también, diría un fanático del producto de Microsoft. Cierto, gráficamente se puede hacer con un conjunto de datos simple (definitivamente no es una tarea fácil); sin embargo, el panel de arriba muestra analíticas de dos bases de datos diferentes (cada una contiene aproximadamente diez hojas de cálculo) más una conexión en vivo a un motor de reservas que maneja simultáneamente cinco monedas (de proveedores y clientes por igual).
¿Te parece eso factible con Excel?

Conclusión

Compara los informes de tus hojas de cálculo con imágenes de una película … Si una imagen vale mil palabras, ¿cuántas palabras contiene toda la película? Excel y productos similares son y serán siempre un excelente recurso para el procesamiento numérico, pero el análisis complejo de datos (especialmente grandes cantidades de datos) está fuera de su alcance. Si confías en varias hojas de cálculo para medir el rendimiento de tu negocio, ten en cuenta que no estás viendo toda la película en general, sino fracciones de la misma, como si leyeras un cómic, como piezas de un rompecabezas.

Para tomar mejores decisiones basadas en datos, debes pasar de los simples informes numéricos a la visualización de datos, ya que el cerebro humano tiene una capacidad natural de detectar patrones visuales rápidamente, revelando oportunidades y momentos de descubrimiento por igual. Mira que fácil lo tienes aquí:

De hecho, medir el rendimiento empresarial actual no es suficiente: querrás tener una idea precisa de las tendencias futuras, saber lo que pueda esperarte en las próximas semanas o meses. Para ello, debes incluir TODAS sus fuentes de datos en el análisis, no solo datos financieros o de reserva: tráfico del sitio web, interacciones de redes sociales, gestión de flotas, recursos humanos, automatización de marketing, tarifas de la competencia… ¡todo!

A esta altura deberías ver que tal tarea sería imposible en Excel, principalmente porque no puedes hacerle preguntas… Ese es un tema que daría para un artículo entero (como este >>).

Si llamé tu atención con este texto, echa un vistazo a los productos de visualización de datos, herramientas fáciles de usar (órdenes de magnitud más simples que Excel, en algún caso), que te brindarán todo lo anterior y mucho más.

¡Gracias por leer!

Marcelo Bresin