Guía para Principiantes de Analítica Self-service

Ok, tal vez hayas leído mi artículo anterior >> sobre la inadecuación de la hojas de cálculo para manejar un negocio completo, y decidiste abandonar tus queridos informes de Excel, con el objetivo de surfear esta gigantesca ola de datos. Tal como están las cosas, te habrás dado cuenta de que hay mucho más que medir que la información financiera. Por supuesto, comprendes que los gráficos (visualización de datos) transmiten mensajes mucho más efectivamente que texto y números. La ruta natural pues es adoptar una herramienta de análisis de autoservicio, sin importar si tu empresa es pequeña o grande.

¿Pero por dónde empezar? Me esforzaré para sintetizar en la menor extensión de palabras y conceptos posible una especie de “kit de inicio” para obtener mejoras comerciales a través de los datos de tu propia organización.

Definición

La tomaré prestada del Glosario de TI de Gartner:

La Analítica Self-Service es una forma de Inteligencia de Negocios (BI) en la cual los gerentes y directores son habilitados y alentados a realizar consultas y generar informes por sí mismos, con soporte nominal de IT. El análisis de autoservicio a menudo se caracteriza por herramientas de BI simples de usar, con capacidades analíticas básicas y un modelo de datos subyacente que se ha simplificado o reducido para facilitar la comprensión y el acceso directo a los datos.

Suficientemente claro, diría … excepto tal vez la última frase. En esencia, significa que el sistema debe alimentarse de datos confiables, listos para ser convertidos en información útil y, sobre todo, en acción. En la vida real, sin embargo, ese no es el caso. Veremos más sobre esto más adelante.

Beneficios del análisis auto servido

A estas alturas, deberías saber cuánto y de qué manera contribuye la Business Intelligence en cualquier tipo de organización (de lo contrario, lee esto >>). Además, si se toma con un enfoque de “hágalo-Ud.-mismo”, obtendrás:

– Mejora del rendimiento en cada área del negocio: detectar rápidamente problemas operativos, aumentos repentinos en la demanda de ciertos destinos / productos / servicios, verificar el retorno de la inversión en todos los canales de comercialización a la vez, descubrir oportunidades comerciales ocultas, y un largo (muy largo) etcétera.

– Panorama general en un plato dorado: hasta ahora, te viste obligado a analizar el rendimiento de la empresa a través de varios sistemas independientes (ver anterior). ¡Es como tratar de entender una película entera con solo ver imágenes de ella! Por lo tanto, no habría más “silos de datos” en los que la información queda atrapada y pierde su utilidad.

– Grandes ahorros de tiempo: piensq cuánto tiempo lleva procesar y estudiar esas viejas hojas de cálculo, sin mencionar las estadísticas de Google Analytics, CRM, finanzas … ¿No es genial tener toda esa información en un solo lugar, simplemente viendo de primeras lo que es realmente importante?

– Iniciativas activas en lugar de reactivas: conocer tendencias futuras y calcular pronósticos precisos te ayudará a anticiparte a las necesidades del mercado. ¡Basta de seguir a los grandes jugadores!

– Alertas automáticas: en caso de que se violen ciertos umbrales, una herramienta de SSA te avisará inmediatamente. Por ejemplo, si un cliente determinado no está vendiendo como solía hacerlo, o si un competidor disminuyó sus precios …

– Sin implicación de IT: hasta hace poco, las herramientas de BI eran ridículamente caras, pero necesitaban la intervención de especialistas no solo para usarlas sino incluso para interpretar cuál era la historia que los datos estaban diciendo.

– Sin errores de traducción: si tuvieras que confiar en los expertos en IT según el elemento anterior, a menos que conocieran tu negocio (casi imposible), definitivamente habría conclusiones y suposiciones erróneas.

– Democratización de Big Data: a medida que tu empresa crece, también lo harán tus fuentes de datos. ¿Puedes permitirte un equipo de expertos para administrar una cantidad tan monstruosa de información de diferentes sistemas? No lo creo

En pocas palabras: podrás tomar decisiones con seguridad, oportunas y (casi) libres de errores. No existe aún un sistema automático de apoyo a la decisión totalmente infalible, pero estamos trabajando en ello…

¿Cuál sistema de SSA adquirir?

El mercado se está llenando rápidamente con todo tipo de herramientas especializadas, por lo que todo se resume en facilidad de uso, interfaz ordenada, amplias capacidades de conexión, buen soporte y, por supuesto, precio. Incluso hay versiones de escritorio gratuitas de marcas conocidas, sin embargo, sus limitaciones generalmente impiden el uso en el entorno empresarial (excepto para -otra vez- desarrolladores experimentados), y su instalación física en una máquina hace que dichos sistemas sean prácticamente imposibles de usar en movilidad.

Una solución alojada en la nube sería ideal, ya que no tendrá costos de infraestructura o mantenimiento (¿tienes idea del tipo de máquina que necesitas para ejecutar millones de consultas al día?), además utilizarás solo las características que necesites, y el riesgo es mínimo, ya que puedes cancelar las suscripciones en cualquier momento. Otra ventaja es que el proveedor de este tipo de solución podrá brindarte asesoramiento a la medida de tu empresa, si lo necesitas.

Pero con independencia de la opción que selecciones, primero tendrás que verificar y preparar tus datos.

Calidad de los datos y preparación

Entre las ventajas del autoservicio de análisis, mencioné la innecesaria intervención del personal de IT, y todavía lo defiendo; sin embargo, debes estar bastante familiarizado con los datos que se analizarán, así como también prepararlos un poco antes del escrutinio, porque es muy probable que no tengas datos listos para usar. Si administras solo un puñado de hojas de cálculo o una base de datos sencilla, tal vez un CRM, ERP y algunos registros de uso de tu web, apuesto a que podrás preparar los datos sin ayuda. Si, por otro lado, hay varias fuentes de datos que requieren cierta manipulación antes de exportar datos útiles, o conectarse al sistema SSA de alguna manera no es sencillo, o si la exportación de datos no es una tarea fácil, es posible que necesites orientación de algún experto SOLAMENTE para la configuración inicial del sistema SSA. Luego estimo que podrás hacerlo por tu cuenta. Toma nota:  las buenas herramientas de SSA también pueden conectar e importar automáticamente la información relevante de las fuentes elegidas, incluso preparando automáticamente sus datos … aunque eso puede significar un sensible aumento en la factura.

Antes de adentrarte en el análisis, entonces, debes preguntarte:

• Calidad: ¿Están actualizados los sistemas desde donde pillas los datos? En los archivos exportados, ¿los números se almacenan como números, las fechas se almacenan como fechas, etc.?
• Preparación: si una o más de las preguntas anteriores tienen un “no” como respuesta, la “limpieza” de los datos es una obligación previa al análisis, de lo contrario terminarás confiando en conclusiones erróneas. Tal vez al principio sea un poco difícil, pero una vez que le tomes la mano, será muy fácil. Por otra parte, podrías contar con alguien de tu personal, o el mismo sistema de SSA puede llevar a cabo la preparación de datos (automáticamente o no, según tu presupuesto).

Por el contrario, si no sabes qué tipo de datos estás tratando de analizar, cómo extraerlos de varios sistemas o si no estás seguro de tener el tipo correcto de información, definitivamente necesitarás servicios de consultoría antes de embarcarte en este tipo de tarea (REVVA puede proporcionar una evaluación inicial gratuita, en caso de que te interese).

Pero eso es todo en cuanto a malas noticias: una vez que la herramienta SSA está configurada, puedes sentarse y … ¿relajarte? Aún no, queda un último paso antes de observar la generación de dinero impulsada por datos.

Decide qué medir

Los volúmenes de ventas y la rentabilidad son importantes, pero podrían convertirse en lo que en la metodología “lean” se denominan “métricas de vanidad”. El aumento de las cifras generales de ventas seguramente es una buena noticia, pero es posible que -por la euforia de ver crecer un total- te estés perdiendo una importante disminución en las ventas de determinados mercados o productos. Lo mismo puede decirse de las medidas de rentabilidad, solo para poner un ejemplo. Por lo tanto, se trata de decidir qué KPIs (indicadores clave de rendimiento) son importantes para tu empresa y, lo que es más importante, cómo pueden convertirse en acciones (correctivas o no). ¡No tiene mucho sentido medir lo que no se puede actuar!

Asimismo, sería una buena idea mantener la mente abierta: seguramente conoces tu negocio como la palma de tu mano, pero apuesto a que no acostumbras explorar tus datos. De hecho, los consultores de REVVA podrían indicarte ciertos aspectos que no se detectaron hasta el momento, ya sea en el uso del sitio web, campañas de marketing, procedimientos operativos, etc.

En resumen: los KPI no deben ser fijos y eternos, pueden y deben cambiar a medida que su empresa crece.

Conclusión

El software de BI se está convirtiendo en un elemento imprescindible en cualquier organización, ya que ofrece una sólida evolución hacia un conocimiento profundo de la industria de viajes, la competencia, el mercado, los clientes y los proveedores, solo por mencionar algunas métricas. La adopción de la tecnología actual hace que sea imposible sobrevivir sin conectarse a una miríada de diferentes sistemas, todos ellos procesando tipos dispares y grandes volúmenes de información. Es humanamente imposible analizar toda esa información a la vez para obtener información procesable, por lo que o cuentas con un equipo de expertos en datos y profesionales de TI, o adoptas una solución fácil de implementar, de bajo costo y bajo riesgo como REVVA. Visita la web y verás que existe una solución específica para tu modelo de negocio.

¡Gracias por leer!

Marcello Bresin